Kako pripraviti dober RFP

Termin delavnice

 5.11.2019    8:30 – 12:30      mag. Andrej Guštin in Igor Smirnov

Povabilo k oddaji ponudbe je temelj notranje priprave in izbire najboljšega digitalnega/IT ponudnika in rešitve!

Konjunktura gospodarstva in uvajanje digitalnega poslovanja za organizacije pomenita vedno več investicij v digitalne in IT projekte. Če k temu dodamo vse večje časovne pritiske, vedno več različnih ponudnikov na trgu in poenostavljeno razumevanje agilnih metod, to pomeni, da se vse več organizacij znajde pred izzivom, kako hitro, a še vedno s čim manj tveganji izpeljati postopek nakupa ali prenove digitalne/IT rešitve in ponudnika, s katerim bodo nato še uspešno izvedle projekt. Organizacije se te naloge običajno lotevajo preko zapisa funkcionalnih zahtev, predstavitev ponudnikov in ogledov referenčnih projektov. Vse to je sicer potrebno, a ne tudi dovolj, da bi ustrezno zmanjšalo tveganja napačne izbire in/ali kasnejših dodatnih dražjih vložkov v obliki aneksov ter nezadovoljstva poslovnih uporabnikov po »go-live«, ki bodo morali z nepopolno ali neprilagojeno rešitvijo živeti svoj poslovni vsakdan! Kako hitreje, a pravilno izpeljati postopek izbire? Kako lažje primerjati ponudbe? Kateri so dodatni elementi dobro zapisanega RFP – povabila k oddaji ponudbe, ki vam bodo pomagali, pri izbiri in omejevanju tveganj?

Komu je delavnica namenjena?

  • Zadolženim za digitalne/IT investicije
  • Poslovnim nosilcem in procesnim lastnikom
  • Vodjem digitalne preobrazbe in vodjem IT
  • Načrtovalcem rešitev, razvojnim inženirjem
  • Projektnim vodjem in Poslovnih analitikom

Zakaj te delavnice zares ne smete zamuditi

  • Ker je tu načelo »učimo se na napakah« predrago in vzame preveč časa. Zato je dobro prvič narediti »prav«. Večina nepravilnosti se namreč v digitalnih/IT projektih naredi na začetku, pri definiciji potreb in zahtev ter zaradi pomanjkljive vključenosti poslovnih nosilcev.
  • Ker boste prihranili ogromno nepotrebnih stroškov pri nakupu, prilagoditvah in uvedbi rešitve ter prihranili več časa za uspešnejšo izvedbo projekta.
  • Ker boste pridobili vzorca dokumentov »Povabilo k oddaji ponudbe (RFP)« in njegove priloge »Uporabniška zahteva«.

Kratek opis delavnice (vsebina)

Glavni cilj delavnice je, da vidimo, kako premostiti razkorak med poslovnim pogledom potreb na eni strani in med informacijsko-tehničnim pogledom na funkcionalnost na drugi strani in to na način sodelovanja, dopolnjevanja in medsebojnega razumevanja.
Delavnica temelji na usmeritvah in izhodiščih, ki so pomembna za dobro pripravo povabila k oddaji ponudbe (RFP). Dober RFP namreč demistificira “črne skrinjice” digitalne/IT rešitve in storitve tako, da jih razčleni na posamezne sklope, ki jih je mogoče obvladati in ovrednotiti.
Ti sklopi so: predstavitev naročnika, poslovne potrebe, vsebinske in tehnične specifikacije, procesna podlaga, komercialne specifikacije, pričakovane lastnosti ponudnikov, merila za izbor, priloge. Nato si bomo pogledali poglavja najpomembnejše priloge – Uporabniške zahteve. Razlago vzorcev obeh dokumentov bodo spremljale povezane razlage posameznih področij kot npr.: vrste zahtev, kako napisati dobre poslovne in dobre funkcionalne zahteve, osnove procesne podlage, vloga KPi – jev.

 Metode dela (potek dela)

Delavnico izvajamo v skladu z osnovnim IIBA (International Institute of Business Analysis) poslovno analitičnim modelom BACCM(The Business Analysis Core Concept Model™).
Metoda dela bo sledila vzorcem dveh temeljnih dokumentov (RFP in UZ) s poglobitvijo razumevanja in znanja posameznih elementih teh vzorcev, kot npr. vrste zahtev po BABOK-u, procesna perspektiva. Dodali bomo še različne tehnike, kot npr. kako proiritizirati zahteve.

Povezane kompetence

  • Dekompozicija poslovnih potreb
  • Modeliranje in načrtovanje procesa
  • Zapisovanje uporabniških zgodb (User Stories) in primerov uporabe (Use case)
  • Dekompozicija funkcionalnosti v zahteve in določitev nefunkcionalnih zahtev
  • Prioritizacija zahtev
  • Prevzemni in ocenjevalni kriteriji

 Predavatelja

Andrej Guštin , kot svetovalec in zunanji sodelavec je že od leta 2000 aktivno udeležen na projektih prenove poslovnih procesov kot strokovni svetovalec s področja poslovne analize in upravljanja poslovnih procesov. Strokovno delo usmerja predvsem v reševanje problemov pri optimizaciji in avtomatizaciji poslovnih procesov ter v analizo in razvoj izdelkov, programskih rešitev ali novih storitev. Na dosedanji poslovni poti je predaval na več kot 100 seminarjih in konferencah v Sloveniji in v tujini, redno pa sodeluje tudi kot zunanji sodelavec z Univerzo v Ljubljani in Univerzo na Primorskem.

Igor Smirnov ima več kot 20 let izkušenj z izvajanjem projektov, svetovanjem, učenjem in usposabljanjem na področju poslovne analize, podatkovnih znanosti in analize podatkov v telekomunikacijah, bančnem sektorju, trgovini, industrijski proizvodnji in farmaciji za globalna podjetja, kot so Novartis, Toyota, Pliva, A1, Pernod Ricard med mnogimi drugimi. Igor se ukvarja tudi s sistematičnim zapisovanjem zahtev za nakup in razvoj digitalnih in informacijskih rešitev, poleg klasičnih IT projektov, še posebej na področju BI in AI projektov.

 Lokacija in termin

Delavnica traja 4 šolske ure, ki jih bomo izvedli 5.11.2019, med 18:30 in 12:30 v predavalnici (1. nadstropje) restavracije Sputnik v Ljubljani.

 Cena

190 EUR + 22% DDV s plačilom najkasneje dan pred začetkom delavnice.

Delavnice se lahko po znižani ceni udeležite tudi v sklopu Osnovnega modula IIBA šole poslovno analitičnih pristopov.

 Prijava

Prijave zbiramo do 25.10.2019 oziroma do zapolnitve mest. Prijavite se lahko preko prijavnega obrazca na desni strani, ali na elektronski naslov: katarina.veselic@slovenia.iiba.org.

 Ostale informacije

Delavnico lahko izvedemo tudi pri vas interno, lahko tudi v povezavi z vašim konkretnim projektom.